Digital Excellence: Wie die ShAir AG HR-Prozesse revolutioniert

Stell dir vor: Tausende Mitarbeiter an internationalen Flughäfen, verteilt auf mehrere Standorte in drei Ländern, und die Personalverwaltung läuft über unterschiedliche, nicht miteinander kommunizierende Systeme, teilweise auch über Excel-Listen. Klingt wie ein Albtraum? In vielen Unternehmensgruppen ist dies Realität. So war es auch für die Kunden der ShAir AG, bis eine maßgeschneiderte Lösung alles veränderte.

Der Startschuss: Wenn Komplexität zum Geschäftsrisiko wird

Die ShAir AG aus Zürich ist kein gewöhnliches Unternehmen. Als ein führender Spezialist für Personalmanagement an Flughäfen koordiniert das Schweizer Unternehmen für seine Partner- und Schwestergesellschaften den Einsatz mehrerer tausend Mitarbeiter, von der Passagierabfertigung in Düsseldorf, über die Gepäckabfertigung in Berlin bis zum Vorfeld-Service in Wien sowie der Lounge-Betreuung in Zürich.

Die beeindruckende Reichweite bringt jedoch besondere Herausforderungen mit sich: Das Personal an den zahlreichen Standorten in drei Ländern mit unterschiedlichen arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen und Tarifverträgen muss effizient, transparent und rechtskonform verwaltet werden.

"Die vorhandenen Systeme waren fragmentiert. Verschiedene Schwestergesellschaften nutzten unterschiedliche Lösungen für Zeiterfassung, Dienstplanung oder Bewerbermanagement. Excel-Tabellen und heterogene Software führten zu hohem manuellem Aufwand, Medienbrüchen und eingeschränkter Datenqualität."

Das Szenario ist vielen mittelständischen Unternehmen bekannt: Gewachsene Strukturen, die irgendwann an ihre Grenzen stoßen. Was bei 50 Mitarbeitern noch handhabbar ist, wird bei tausenden zur unüberwindbaren Hürde.

Die Entscheidung: Standard-Software vs. individuelle Anforderungen

Die ShAir AG stand vor einer Grundsatzentscheidung. Sollte man versuchen, eine der zahlreichen HR-Software-Lösungen am Markt zu implementieren, oder etwas Eigenständiges entwickeln lassen?

Das Ergebnis der Recherchen: Keine Standardlösung konnte die komplexen, spezifischen Anforderungen eines international agierenden Flughafendienstleisters zufriedenstellend abbilden.

Daher fiel die Entscheidung auf die individuelle Entwicklung einer geeigneten Software-Lösung. Mit formativ.net fand man den passenden Partner für die Umsetzung einer vollständig maßgeschneiderten Web-Applikation.

Die Vision wird Realität: Conductos entsteht

Das Herzstück: intelligente Mandantenverwaltung

Die erste große Anforderung war die Mandantentrennung. Jeder Flughafen-Standort sollte als eigenständiger Mandant funktionieren, mit spezifischen Rechten, individuellen Datenfeldern und sogar eigenem Branding. München ist nicht Wien, Hamburg ist nicht Zürich. Das sollte sich auch in der Software widerspiegeln.

Die entwickelte Lösung geht daher weit über eine einfache Rechteverwaltung hinaus:

• Standortspezifische Datenfelder: Was in München erfasst werden muss, kann in Hamburg irrelevant sein.
• Individuelle Wertelisten: Dropdown-Menüs und Auswahlmöglichkeiten passen sich automatisch an den jeweiligen Standort an.
• Visuelles Branding: Jeder Mandant erhält sein eigenes Corporate Design.
• Rechteverwaltung und Datenschutz: Präzise Kontrolle darüber, wer welche Daten einsehen und bearbeiten darf.

Mehr als nur Datenverwaltung: digitale Prozesse, die „mitdenken“

Mitarbeiterdaten systematisch speichern kann Excel auch. Conductos geht den entscheidenden Schritt weiter: Die Plattform denkt mit und handelt proaktiv.

Automatisierte Workflows übernehmen die Rolle des allwissenden HR-Managers:

• Ablaufende befristete Verträge: Automatische E-Mail an die zuständige Abteilung.
• Arbeitserlaubnis läuft ab: Rechtzeitige Warnung an alle Beteiligten.
• Tarifvertrag ändert sich: Systematische Anpassung aller betroffenen Mitarbeiterprofile.
• Onboarding neuer Mitarbeiter: Hier stellt ein checklistenbasierter Prozess mit Statusverfolgung die optimale Einarbeitung sicher.

Diese vorausschauende Intelligenz verwandelt reaktives Personalmanagement in proaktive Steuerung.

Ein Game-Changer: Export- und Reporting-Manager

Eine der innovativsten Funktionen von Conductos ist der Export- und Reporting-Manager, der passgenaue Filterung und Berechnungen bereits vor dem Datenexport ermöglicht.

Stellen Sie sich vor, Sie benötigen eine Übersicht aller Mitarbeiter in Wien, die in den nächsten sechs Monaten eine Gehaltsanpassung benötigen, inklusive der Berechnung ihrer Full-Time-Äquivalente (FTE) nach österreichischem Arbeitsrecht.

Mit herkömmlichen Systemen: Stunden der manuellen Datensammlung aus verschiedenen Quellen, Excel-Berechnungen, Fehleranfälligkeit.

Mit Conductos: Wenige Klicks, automatische Berechnung, fertiger Excel-Export.

Das System berechnet auch komplexe HR-Kennzahlen wie FTE automatisch, angepasst an die jeweiligen lokalen Arbeitszeitstandards.

Vernetzung als Erfolgsfaktor: APIs, die Welten verbinden

Eine der größten Stärken von Conductos liegt in seiner nahtlosen Integration in die bestehende IT-Landschaft der ShAir AG sowie ihrer Partner und Schwesterfirmen. Speziell entwickelte APIs sorgen für den reibungslosen Datenaustausch:

Pull-APIs: Daten abrufen nach Bedarf

Externe Systeme können gezielt Informationen aus Conductos abrufen:

• Zeiterfassungssysteme holen sich aktuelle Mitarbeiterdaten
• Dienstplanungs-Software greift auf Verfügbarkeiten und Qualifikationen zu
• Google Workspace synchronisiert automatisch User, Kalender und Single Sign-On-Berechtigungen

Push-APIs: Proaktive Datenverteilung

Conductos pusht aktiv Daten an nachgelagerte Systeme, sobald sich etwas ändert. Neue Mitarbeiter, Vertragsänderungen oder Statusupdates werden in Echtzeit an alle relevanten Systeme weitergegeben.

Diese API-First-Architektur macht Conductos zum zentralen Nervensystem der HR-Landschaft von ShAir und deren Kunden.

Integration von A bis Z: Das Bewerbermanagement

Die Anbindung an die HR- und Recruitment-Plattform JOIN zeigt exemplarisch, wie durchdacht die Lösung konzipiert ist. Bewerbungen fließen von dort automatisch in Conductos ein und durchlaufen hier einen strukturierten Bewertungsprozess mit 4-Augen-Prinzip. Bei Einstellung werden die Personaldaten nahtlos in den Hauptdatenbestand übernommen.

Geplant für die Zukunft: Ein vollständiges Frontend, über das sich Interessenten direkt auf der Conductos-Plattform bewerben können. From Apply to Retire: alles in einem System.

Technische Exzellenz: bewährte Technologien, innovative Architektur

In der technischen Umsetzung setzt Conductos auf die intelligente Kombination bewährter Technologien. Das schafft Zukunftssicherheit und Verlässlichkeit:

• Joomla! als Fundament: Das Open-Source-CMS bietet von Haus aus Mehrsprachigkeit, Rechteverwaltung, Barrierefreiheit sowie ein eigenes Entwicklungsframework
• PHP im Backend: Stabil, erprobt und perfekt für komplexe Geschäftslogik
• HTML, CSS, JavaScript im Frontend: Responsive Design für Desktop und Tablet
• Managed Server in Deutschland: Datenschutzkonform und betreut durch formativ.net mit automatischen Updates, Backups und Security-Monitoring

Sicherheit als unverzichtbare Voraussetzung

Bei der Verarbeitung vertraulicher Mitarbeiterdaten ist Sicherheit nicht verhandelbar:

• SSL-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Token-basierte API-Absicherung verhindert unautorisierten Zugriff
• IP-Filter beschränken API-Zugriffe auf definierte Quellen
• Prinzip der Datensparsamkeit: Automatische Löschung nicht mehr benötigter Daten
• Firewall-Schutz auf Infrastruktur-Ebene

Der Proof of Concept: Messbare Erfolge

Die Implementierung von Conductos brachte konkrete, messbare Verbesserungen.

1. Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Vorher: Manuelle Excel-Arbeit, aufwendige Koordination zwischen verschiedenen Systemen, zeitraubende Reports

Nachher: Automatisierte Workflows, zentrale Datenhaltung, Reports per Knopfdruck

2. Systemkonsolidierung mit Impact

Bei einer Schwestergesellschaft konnte das SAP-System abgelöst werden. Die Mitarbeiter wechselten von einer komplexen, schulungsintensiven Lösung zu einer intuitiv bedienbaren Web-Applikation.

3. Rechtssicherheit und Compliance

Schnelle Anpassungen an sich ändernde Arbeitsgesetze in Deutschland, Österreich und der Schweiz werden durch die flexible Architektur problemlos möglich.

"Die Plattform ist einfach zu bedienen, funktioniert zuverlässig und hat bereits bestehende Insellösungen ersetzt. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit."

Agile Software- und Webentwicklung: Enge Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor

Der Erfolg von Conductos liegt nicht nur in der Technik begründet, sondern auch in der Art der Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber ShAir AG und dem Entwickler-Team von formativ.net.

14-tägiger Release-Zyklus

Alle zwei Wochen gibt es neue Features, Verbesserungen oder Anpassungen. Diese hohe Entwicklungsgeschwindigkeit ermöglicht es, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren.

Regelmäßige Jour Fixes

Transparente Kommunikation durch regelmäßige Abstimmungstermine sorgt dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand sind.

Ticket-System für nahtlose Kommunikation

Änderungswünsche, neue Ideen und Fehlermeldungen werden über ein professionelles Ticket-System verwaltet. ShAir kann so jederzeit den Status seiner Anfragen einsehen und neue Anforderungen einreichen.

Langfristige Partnerschaft

Ein umfassender Wartungsvertrag stellt sicher, dass Conductos nicht nur entwickelt, sondern auch kontinuierlich gepflegt und erweitert wird.

Blick in die Zukunft

Conductos ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern eine kontinuierlich wachsende Plattform. Die Roadmap zeigt spannende Entwicklungen für die Zukunft:

Erweiterte API-Funktionalitäten

• Selektive Datenabfragen: Präzise Kontrolle darüber, welche Daten abgerufen werden
• Schreibzugriff: Bidirektionale Datensynchronisation mit Drittsystemen
• Granulare Berechtigungen: API-Zugriffe können nach Mandanten und Datentypen beschränkt werden

Frontend für Mitarbeiter und Bewerber

• Self-Service-Portal: Mitarbeiter können ihre Stammdaten selbst verwalten
• Direktbewerbungen: Stellenausschreibungen und Bewerbungsprozess direkt über Conductos
• Single Sign-On: Nahtlose Integration in die Google Workspace-Landschaft

Erweiterte Mandantentrennung

Ebenfalls geplant sind noch spezifischere Anpassungen pro Standort und Mandant, inklusive individueller Workflows und Prozesse.

Was kannst du für dein Unternehmen daraus lernen?

Die Entwicklung von Conductos als zentrale HR-Plattform für die ShAir AG zeigt exemplarisch, warum maßgeschneiderte Software-Entwicklung für mittelständische Unternehmen nicht nur sinnvoll, sondern oft unverzichtbar ist:

1. Einzigartige Anforderungen benötigen einzigartige Lösungen

Standardsoftware punktet mit niedrigen Kosten und solider Funktionalität für viele Standardaufgaben. Sobald spezifische Anforderungen ins Spiel kommen, stößt sie schnell an Grenzen. Genau die fehlenden 20 % machen jedoch den Unterschied zwischen einem reibungslosen, effizienten Ablauf und täglichem Frust.

2. Integration ist der Schlüssel zum Erfolg

Isolierte Systeme sind Effizienz-Killer. APIs und durchdachte Systemarchitektur verwandeln Software-Landschaften in harmonisch arbeitende Ökosysteme.

3. Automatisierung beginnt im Kopf

Workflows müssen durchdacht und auf die realen Geschäftsprozesse abgestimmt sein. Dann gelingt Automatisierung und schafft den entscheidenden Vorsprung.

4. Skalierbarkeit von Anfang an mitdenken

Was heute für 100 Mitarbeiter funktioniert, sollte auch bei 1.000 Mitarbeitern noch effizient sein. Durchdachte Architektur zahlt sich langfristig aus.

Warum diese Geschichte auch deine sein könnte

Du kennst es: Excel-Tabellen, die niemand mehr durchblickt. Systeme, die nicht miteinander sprechen. Manuelle Prozesse, die immer mehr Zeit fressen.

Du bist nicht allein.

Unser Projekt mit der ShAir AG beweist: Es gibt einen Weg aus der Komplexitätsfalle. Maßgeschneiderte Software-Lösungen sind keine Luxus-Option für Konzerne, sondern strategische Investitionen für wachsende mittelständische Unternehmen.

Bist du bereit für deine eigene Erfolgsgeschichte?

Deine Herausforderungen sind einzigartig. Deine Lösung sollte es auch sein.

Wir entwickeln Webanwendungen und internetbasierte Software, die genau zu dir und deinem Unternehmen passt.

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