Komplexe HR-Prozesse im internationalen Umfeld
- Tausende Mitarbeiter an Flughäfen in Deutschland, Österreich und der Schweiz
- Unterschiedliche Systeme für Dienstplanung, Zeiterfassung sowie Personal- und Bewerbermanagement
- Hoher manueller Aufwand durch unterschiedliche Systeme, fehlende Digitalisierung und Medienbrüche
- Ziel: Zentrale, skalierbare Plattform zur effizienten Verwaltung von Mitarbeiter-, Vertrags- und Bewerberdaten
Die ShAir AG mit Sitz in Zürich ist ein führendes Unternehmen im Bereich Personalmanagement an Flughäfen. Für ihre Partner und Schwesterunternehmen koordiniert sie den Einsatz mehrerer Tausend Mitarbeiter an Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, darunter Frankfurt, Berlin, München, Düsseldorf, Hannover, Hamburg, Leipzig, Stuttgart, Zürich und Wien.
Eine besondere Herausforderung besteht darin, die komplexen Personalprozesse effizient, transparent und einheitlich für die gesamte Unternehmensgruppe zu organisieren.
Die vorhandenen Systeme waren fragmentiert: Verschiedene Gesellschaften nutzten unterschiedliche Lösungen für Zeiterfassung, Dienstplanung oder Bewerbermanagement. Excel-Tabellen und heterogene Software führten zu hohem manuellem Aufwand, Medienbrüchen und eingeschränkter Datenqualität.
ShAir suchte daher nach einer zentralen, skalierbaren und benutzerfreundlichen Plattform, die Mitarbeiter-, Vertrags- und Bewerbungsdaten sicher verwaltet und gleichzeitig Schnittstellen zu bestehenden Systemen bietet.
Der Einsatz fertiger Software-Lösungen am Markt erschien wenig erfolgversprechend. Daher beauftragte die ShAir AG formativ.net mit der Entwicklung einer individuellen, webbasierten Software, die für alle Standorte, Partner und Schwesterfirmen die benötigten Funktionen und Workflows passgenau abbildet sowie geeignete Schnittstellen für den Datentransfer zu Drittsystemen bereitstellt.
Das Ergebnis: Conductos, eine individuelle Web-Applikation für Personalverwaltung, die exakt auf die Bedürfnisse von ShAir zugeschnitten ist.
Zentrale Funktionen:
- Mitarbeiter- und Mandantenverwaltung: Strukturierte Erfassung aller Personaldaten, Verträge und Dokumente mit Rechte- und Rollenverwaltung für verschiedene Standorte und Tochtergesellschaften
- Automatisierte Workflows: Erinnerungen und E-Mails bei Fristen wie Vertragsverlängerungen oder Auslaufen von Arbeitserlaubnissen
- Export- und Reporting-Manager: Flexible Reports mit individuellen Filtern, inkl. Berechnungen wie FTE (Full Time Equivalent)
- Bewerbermanagement: Integration mit der Jobplattform Join, inklusive 4-Augen-Prinzip bei Einstellungen. Geplant: Veröffentlichung von Stellenanzeigen direkt in Conductos
- Prozessdokumentationen:B. transparenter Überblick über den Status des Onboardings neuer Mitarbeiter
- Schnittstellen (APIs): Push- und Pull-APIs für Zeiterfassung, Dienstplanung sowie Google Workspace (User, Kalender, Single Sign-On)
- Zukunftsfähige Architektur: Mandantentrennung mit individuellem Branding, mehrsprachige Oberfläche, responsive Nutzung auf Desktop und Tablet
- Digitale Personalakte: Zentrale Ablage und Speicherung aller Unterlagen und Dokumente – inkl. Einhaltung der gesetzlichen Löschfristen
- Technologie-Stack: Joomla! als flexibles Open-Source-CMS, ergänzt durch individuell entwickelte Komponenten; Frontend mit HTML, CSS, JavaScript; Backend in PHP.
- Hosting & Betrieb: Managed Server (Produktiv- und Testsystem) bei formativ.net, inklusive Updates, Backups und Security-Monitoring.
- Sicherheitskonzept: SSL-Verschlüsselung, Firewalls, Token-basierte API-Absicherung, IP-Filter, Prinzip der Datensparsamkeit.
Die Plattform Conductos hat bei ShAir erhebliche Verbesserungen gebracht:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Excel-Arbeit und aufwendiges Nebeneinander verschiedener Personalsysteme.
- Transparenz: Alle relevanten Daten sind zentral verfügbar und standortspezifisch auswertbar.
- Rechtskonformität: Schnelle Anpassungen an Arbeitsrecht und Tarifverträge in Deutschland, Österreich und der Schweiz möglich.
- Akzeptanz bei Mitarbeitern: Einfache Bedienung, responsive Oberfläche und Integration in bestehende Google-Accounts.
- Systemkonsolidierung: Beispielsweise konnten SAP-Systeme in einer Tochtergesellschaft vollständig abgelöst werden.
„Conductos ist einfach zu bedienen, funktioniert zuverlässig und hat bereits bestehende Insellösungen ersetzt. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit formativ.net.“ (Daniel Rudeck, CEO, Shair AG)
Die enge Zusammenarbeit war entscheidend für den Projekterfolg:
- Agiles Vorgehen mit zweiwöchentlichem Release-Zyklus
- Regelmäßige Jour Fixes für Status, Feature-Planung und Beratung
- Ticket-System für transparente Kommunikation und schnelle Umsetzung von Änderungswünschen
- Langfristige Betreuung im Rahmen eines Wartungsvertrags, inkl. kontinuierlicher Weiterentwicklung und technischer Betreuung
Die Plattform wird kontinuierlich erweitert. Geplant sind u.a.:
- Erweiterte API-Funktionalitäten mit selektiven Datenabfragen und Schreibzugriff
- Frontend für Bewerber mit direkter Online-Bewerbung über Conductos
- Self-Service für Mitarbeitende zur Pflege eigener Stammdaten
- Single Sign-On mit Google Workspace
Mit Conductos hat formativ.net für die ShAir AG eine maßgeschneiderte, skalierbare HR-Plattform entwickelt, die Komplexität reduziert, Prozesse digitalisiert und Effizienz steigert.
Dies ist ein klares Beispiel, wie mittelständische Unternehmen durch individuelle Softwarelösungen nachhaltig profitieren.
Das sagen unsere Kunden.
“Von der Idee bis zur fertigen Lösung, formativ.net ist immer ein starker und kompetenter Partner an unserer Seite. Ohne diese Partnerschaft wären wir nicht in der Lage, unseren Anspruch an Digitalisierung, Automatisierung und Effizienz an unsere Kunden weiterzugeben.”
“Seit über 10 Jahren arbeiten wir mit formativ.net zusammen. Gemeinsam haben wir die Kanzlei-Website erneuert, es entstanden Infoseiten zu speziellen Rechtsthemen und unser Notarbüro ist in Suchmaschinen ganz weit oben zu finden. Vielen Dank für die immer zuverlässige Zusammenarbeit.”
“Unsere Zusammenarbeit mit formativ.net hat inzwischen über ein Jahrzehnt Bestand – und das aus gutem Grund. Von der ersten Idee bis zur heutigen, vielfach erweiterten Version unseres Online-Portals ist formativ.net stets ein verlässlicher Partner an unserer Seite. Kurz gesagt: formativ.net versteht, wie wir denken und arbeiten – und genau das macht die Zusammenarbeit so wertvoll.”
“Mit formativ.net haben wir unsere Website komplett neu aufgestellt – modern, mobilfreundlich und perfekt auf unsere Zielgruppe abgestimmt. Die Umsetzung mit Joomla verlief schnell und reibungslos. Besonders schätzen wir die kreative Beratung und die technische Kompetenz.”
„formativ.net ist ein Partner, der Digitalisierung wirklich versteht. Die technische Umsetzung unserer neuen Website war hochprofessionell und absolut verlässlich. Hervorzuheben ist auch die offene, sympathische Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Unseren Kunden bieten wir nun einen modernen Internetauftritt mit tollen Funktionen und Services.”
